Zeitmanagement erlaubt uns professioneller zu sein. Geordnet die Aufgaben abzuarbeiten und dabei alles schnell verwalten zu können, gibt uns mehr Zeit. Wenn eine Aufgabe übernommen wird, kann diese sofort im Kalender übertragen werden. Ist die Dauer bekannt, kann dem Anfrager sogar schon ein Enddatum genannt werden. Wenn man seine Arbeitsmittel kennt und damit auch umgehen kann, ist sowas in weniger als 10 Sekunden getan. Hier lohnt es sich in einen Kurs zu investieren. Auch die Statusberichte sollten so automatisiert wie möglich erfolgen. Damit spart man viel Zeit. Rückfragen bezüglich dem Status der Aufgabe reißen uns oft aus dem Kontext. Dieses Herausgerissen werden kostet oft mehr als nur die Zeit für die Beantwortung der Zwischenfragen. Man muss wieder überlegen, wo man eigentlich war. Hat man dann wieder reingefunden, kommt die nächste Unterbrechung.
Das die Wechsel-Kosten zwischen den Aufgaben sind viel zu hoch. Die Wechsel-Kosten beschreiben die Zeit, die man benötigt, um in die vorhergehende Arbeit wieder eintauchen zu können. Unter Umständen wird man gerade beim erneuten Eintauchen, erneut unterbrochen. Man kann viel mehr erreichen und hat dabei auch mehr Spass, wenn man zusammen gehörende Aufgaben am Stück für eine feste Dauer erledigt. Man kommt in einen Flow Zustand. Wie kann man das schaffen? So könnte man 2 Stunden im Kalender blocken und die verschiedenen Tätigkeiten, welche ähnlich sind oder aufeinander aufbauen, in diesem Block abarbeiten. Ohne gestört zu werden. Reicht der Block nicht, kann man das am nächsten Tag wiederholen. Am besten 50% der Arbeitszeit direkt mit solchen Blocker belegen. Was genau abgearbeitet wird, kann auch am Tag vorher entschieden werden.
8 Stunden am Gleichen zu arbeiten bringt meist weniger, als immer wieder blockweise daran zu arbeiten. Oft liefern die Pausen zwischen den Arbeitsblöcken Erkenntnisse, die der Arbeit dienlich sind und zu besseren und schnelleren Ergebnissen führt.
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