Webmail client. Outsorcing der Mails

Emails unkompliziert von überall bearbeiten
Das mobile Office ist ja schon lange Realität. Die meiste Arbeit ist Emails, Dateien bearbeiten und Dateien versenden. Nun habe ich lange nach einer Möglichkeit gesucht, den eigenen Mailserver zu ersetzen und doch so optimal wie möglich zu arbeiten. Klar die Grossen wie Gmail und Hotmail sind da auf jeden Fall zu berücksichtigen. Also habe ich nun mal alle getestet und meine Erfahrung hier aufgeschrieben. Als Alternative habe ich Zimbra genommen. Ziel war es nicht nur einen guten Mailclient mit Kalender und dergleichen zu haben, sondern auch eine eingebaute Dateiverwaltung. Denn nur so kann man am Strand beim Cocktail alle Arbeiten verrichten. Mein grosses Ziel ist es ein wartungsfreies online Office zu haben. Der Email-Baustein ist das wichtigste, da ja der tägliche Helfer.

Was wurde bewertet?
Klar das Emailhandling (versenden, bearbeiten), verschiedene Accounts einbinden auch von anderen Domains, die einem gehören. Also Einbindung von anderen POP und IMAP Konten. Kalenderfunktion, hier auch die Möglichkeit unkompliziert die Emails mit dem Terminen zu verbinden. Dateiverwaltung (anlegen, editieren) und die Möglichkeit diese mit Emails zu verbinden. Also wie die gängigen Bereiche mit einander arbeiten. Auch die Erweiterung ist wichtig, so dass man evtl eigene benötigte Operationen machen kann. Natürlich sollte alles super einfach auf bestehende mobile Telefone passen.

Hotmail
Ganz klar der Profi unter den Weboffice angeboten. Echt gut. Dazu offeriert MS auch gleich noch ein üppigen Speicherplatz und die Möglichkeit unter Windows das Laufwerk zu mounten. Geradezu genial ist die Möglichkeit Hotmail via Exchange Zugang einzurichten. Daneben bietet MS nun auch mit Office365 eine super Lösung, zumindest auf Papier. Hier deckt sich das Mailangebot in der Funktionalität mit der von Hotmail. Konnte es noch nicht ausgiebig testen, da schon gleich zu beginn das gleiche Problem mit den Attachments wie bei Hotmail aufkam. Als erstes fällt auf, dass der Dienst etwas langsam ist. Bietet aber vieles. Vorallem ist es auch möglich verschiedene Soziale Dienste zu integrieren, diese werden auch auf den Chatbereich ausgedehnt. So kann man mit allen Kontakten auf jeder Applikation chatte, egal in welchem sozialen Netzwerk der Konversationspartner gerade ist. Es wirkt aber etwas unordentlich. Der Email Bereich ist in gewohnter Form und man findet sich schnell zurecht. Gut ist das die Liste mit den Emails offen bleibt, während man den Inhalt lesen kann. Wie im Outlook. Es fehlt die Möglichkeit eine Email mit einem Todo oder Kalendereintrag zu verbinden. Gerade dies ist oft für den BusinessAlltag nötig. So kann man wunderbar vom Termin auch gleich an die zugehörigen Emails gelangen. Leider haben dies die Leute von Microsoft nicht realisiert. Die Online-Kontakte werden angezeigt und das auch Dienste übergreifend. Es gibt einfach zu bedienende Aufräumaktionen direkt aus der Emailansicht heraus. Man kann die Emails mit nur Flaggen und nicht mit verschiedenen Tags versehen. Cool ist der Standard Filter, so dass man alle Emails mit Bilder oder Office Dokumente listen kann. Es gibt eine Suche, welche auch verfeinert werden kann. Beim Email verfassen, kann man auch Texte formatieren und einen Spellcheck gibts auch. Sehr gut ist die Möglichkeit direkt beim Verfassen eines Textes Suchanfragen zu starten und die Inhalte aus dem Internet direkt zu einbinden. Die Suche kann auch nach den verschiedenen Medien gefiltert werden. Mit einem Klick auf den Suchtreffer, landet die URL samt Beschreibung in der Email. Genauso auch Bilder. Diese kann man dann auch editieren. Man kann Dateien per Upload hinzufügen, jedoch nicht auch die hinterlegten Dateien zugreifen. Damit hat man das Problem, dass man erst die online Dokumente herunterladen muss, um diese wieder aufzuspielen. Das ist sehr schlecht gelöst. Da merkt man deutlich, dass die Produkte unabhängig voneinander sind. Google hat das Gleiche Problem. Man kann externe Accounts einbinden, sogar ganze Domains umstellen. So kann man hotmail als seinen Mailserver nutzen. Dazu muss man Zugriff auf den DNS Eintrag seiner Domain haben. Das Abholen von exterenen Accounts gehört bei allen zum Standard. Der Eingebaute Messenger spricht mit allen Kontakten, egal auf welcher Plattform der Kontakt sich befindet.

Der Kalender verfügt über verschiedene Ansichten und man kann auch weitere Kalender erstellen. Ebenso ist das Einbinden von externen Kalender kein Problem. Hier ist auch die Todo-Liste. Das Anlegen eines Eintrags geht im Schnellmodus und im erweiterten Zustand, so dass man gleich mehr Optionen einstellen kann. Der Kalender kann auch für andere frei gegeben werden, für sowohl andere Hotmail Nutzer als auch komplett öffentlich. Da kann man sehr genau die Freigaben einstellen. Natürlich kann man andere Teilnehmer wie gewohnt zu einen Termin einladen.

Die Weboffice Applikation ist echt gut. Allerdings ist die Integration nicht optimal gelungen. Man klickt auf den Office Bereich und erhält dort wiederum eine Startseite. Das ist erstmal nicht so weit störend, doch wenn man öfter mit den Dokumenten arbeitet und zwischen den Email hin und her klicken muss, ist das echt nerven aufreibend, zumal die Geschwindigkeit sehr zu wünschen übrig lässt. Hier hat man auch zugriff auf SkyDrive, den online Speicherplatz, der auch 25GB kostenfreien Platz beinhaltet. Das ist echt enorm. Leider auch hier wieder erst sichtbar über eine Startseite. Für das tägliche Arbeiten wird das einfach zu viel. Man kann Dateien mit anderen teilen und freigeben. Genauso kann man mittels Email, direkt Dateien auf den Skydrive einspielen. Diese Option ist sehr geschätzt und meine Hauptfunktion bei Alfresco. Eben mal schnell die Email mit der Rechnung auch gleich in den Rechnungsordner und zur Buchhaltung senden. Und das nur mittels einem Klick. Die Verknüpfung mit den verschiedenen Tools ist leider noch nicht abgeschlossen und bringt auch schon wegen der Wartezeit Frust. Natürlich ist hier auch das Problem für den einen oder anderen, dass die Daten bei jemanden anderes liegen der auch schon aufgrund der AGB mitlesen darf. Eine konkrete Anfrage, ob denn nun MS auch die Texte und Daten liest, wird immer nur lapidar beantwortet. Man windet sich und auch nach mehrmaligen, direkten Fragen, ob ein Weboffice Dokument nun gelesen wird oder nicht, wir man nur hin und her gesendet. Also denke ich ganz klar, dass die Daten nicht geheim bleiben, wenn es MS nicht will. Wenn man keine grosse Nummer denke ich, ist das Risiko gering.

Gmail
Der ganz grosse unter den Webmailer. Die ersten die einen richtig guten Webmailer kostenlos für alle angeboten haben, der auch noch richtig schnell ist. Die Emails kann man mit verschiedenen Tags belegen und verwaltet so statt in Ordner die Mails in logischen Markierungen. Das Design gewohnt schlicht und vermutlich auch deswegen gut. Man kann sich die verschiedensten Minielemente von den einzelnen Tools wie Kalender und Dokumente im Webmail Bereich einblenden lassen. Direkt eingebunden ist die Todoliste und das Chatfenster. Anders als bei hotmail scheint der Chat aber auf Google beschränkt zu sein. Dazu gibt es die Möglichkeit kleine Tools aus dem Google Labs einzubinden. Die Emails werden in Konversationen zusammen gestellt. So hat man einen sehr guten Überblick über die Email Konversation. Dazu blendet Gmail geschickt unnötige Wiederholungen bei Antworten aus. Vieles geht intuitiv und wirkt durchdacht. Man kann sehr leicht auch von verschiedene Absender aus versenden, was sehr praktisch sein kann, wenn man unterwegs ist und eine Mail mit einem bestimmten Absender versenden will. Dazu muss man nur einmal die besagte Emailadresse bestätigen.

Der Kalender ist super. Man kann Termine mit einem Klick anlegen und Google parst den Text und legt entsprechend den Eintrag an. So kann man auch "20:00 zahnarzt" schreiben und der Termin wird auf 20:00 gelegt. Hier kann man auch kleine Helfer aktivieren und mehrere Kalender anlegen und auch diese entsprechend freigeben oder öffentliche und freigegeben Kalender einbinden. Das Einladen von Teilnehmer an Termine ist ebenso enthalten, wie die Erinnerungsfunktion. Was gut ist, ist die Möglichkeit auch Anhänge zu einem Termin zu hinterlegen. Hier kann man sehen, wie es auch für das Mail gehen sollte. Man kann Dateien hochladen oder direkt aus der Google Text & Tabellen App auswählen. Auch die Erinnerung kann beliebig geschachtelt werden. So kann man mehrmals daran erinnert werden und das auf verschiedene Weisen (Email, Popup im Browser). Zwar ist das die Parade Diszilin von MS Exchange doch in hotmail vermisst, bietet Google die Möglichkeint einen geeigneten Zeitpunkt zu finden, um das Termin planen zu vereinfachen. Leider fehlt die Verbindung zu den Emails. Man kann aber Emails auf die Todoliste setzen und diese kann auch mit Datum ausgestattet werden. Auch bei Google kann man weitere externe Accounts einbinden, allerdings kann man nicht weitere Gmail accounts verbinden. Das ist ärgerlich wenn man zum Beispiel neben dem normalen Gmailaccount auch noch einen Corporate Account hat. So kann man auch hier den kompletten Mailverkehr für seine Domain über Google laufen lassen.

Google bietet mit Text & Tabellen ein sehr interessantes Werkzeug, um Dokumente zu verwalten und zu erstellen. Diese Tools sind durchaus brauchbar und nicht zu unterschätzen. Allerdings sind es natürlich keine vollwertigen Desktop-Word Ersatz und Excel Programme, aber für Briefe, auch geschäftsbezogene eignen sich diese Dienste hervorragend. Die Übersicht der Dateien ist etwas gewöhnungsbedürftig. Aber es gibt eine Vorschau. Man kann Dokumente freigeben und mit anderen gemeinsam zur gleichen Zeit bearbeiten. Super bei Kalkulationen die über Skype besprochen werden. Dabei kann man auch live Diskussionen über ein Dokument erstellen und diese werden auch zum Dokument gespeichert. Das Dokument kann in verschiedenen Versionen gespeichert werden. Auch der Export bietet alles was man braucht. Gerade das Versenden des Dokuments ist hier viel besser als bei hotmail gelöst. So kann man das Dokument auch direkt als PDF Attachment anhängen. Wie bei hotmail kann man auch hier das Dokument online erreichbar machen und die URL an Dritte weiter geben. Leider fehlt auch hier die direkte Verbindung zu Gmail. Man kann jeweils nur ein Dokument per Email versenden. Man kann nicht erkennen wieviel Speicherplatz man hat, jedoch kann man auch wie bei hotmail Dateien hinterlegen. Allerdings ist ein direkte Einbindung als Laufwerk in Windows nicht möglich. Sehr bedauerlich ist es, dass man nicht direkt aus dem Gmail heraus auf die Dateien zugreifen kann. Man muss alle herunter laden und dann wieder aufspielen. Das ist wirklich ein Armutszeugnis, da google sonst so innovativ ist.

Eines muss man aber sagen, die Geschwindigkeit ist sehr gut. So kann man auch in hektischen Situationen die Apps nutzen, ohne gleich nervös auf die Maus zu hämmern. Über das Mitlesen von den Daten muss man bei Google wohl nix schreiben.

Zimbra
Der letzte im Bunde ist Zimbra. Zimbra ist eine komplette Email/Groupware Suite. Ist nicht direkt kostenlos, aber dafür gibt es eine kostenfreie Community Version, die man auf einen Server installieren kann. Das ist auch der grosse Vorteil. Die Daten bleiben auf den eigenen Servern. Server kann man mittlerweile sehr günstig erhalten. Natürlich gibt es auch Anbieter, welche nur einen Emailaccount anbieten.  Die Webmail Oberfläche kann man in verschiedene Designs haben. Man kann eigene Tags anlegen und die Dateien wie gewohnt in Ordner verwalten. Externe Accounts und Domains einbinden und von aussen per Imap oder POP3 Emails abrufen. Auch hier kann ein Minikalender in der Mailansicht einblenden lassen. Zimbra lässt sich leicht mit Addons, sogenannte Zimlets erweitern. Diese kann man aus dem freien Entwickler Portal einbinden oder selbst schreiben. Damit kann man Zimbra wirklich extrem erweitern, da oft sehr nützliche für den Business-Alltag benötigte Elemente bereitgestellt werden. So kann man die Social Welt einbinden und neben Facebook auch seine Twitter-Accounts komfortable verwalten und nutzen. Die Mails können auch im Koversationsmodus wie bei Gmail angezeigt werden. Dabei ist hier eine gelungen Mischung zwischen Gmail und hotmail entstanden. Beim Erstellen von Emails hat man dann endlich eine gelungen Kombination von Dateiverwaltung und Email. Attachment in Form von Uploads oder direkt aus dem Online-Storage von Zimbra sind ganz einfach einzubinden. Hat man auch das Alfresco Zimlet installiert, geht dies sogar vom entfernten Alfresco Server. Man kann ganz einfach auch Emails als Anhang einbinden, oder Kontakte. Ideal auch für Firmen ist der eingebaut Messenger, der allerdings nur die vom Server verwalteten User unterstützt. Nice ist hier, dass die Chats wie Emails auch gespeichert und durchsucht werden können. Mails können als Aufgabe oder Termin erfasst werden. Leider ist es sehr umständlich von verschiedenen Absender aus zu versenden. Das ist ähnlich wie bei Exchange sehr umständlich gelöst. Gerade für Leute die auf Verteilerlisten stehen, mühselig, da diese nicht mit der Verteileremailadresse antworten können.

Der Kalender ist ebenso komfortabel wie der von hotmail oder google. Auch hier kann man Kalender freigeben oder externe einbinden. Man kann Termine mit Anhängen belegen und Teilnehmer hinzufügen. Top ist auch die Planer Funktion, wie bei Gmail, ist hier das finden eines gemeinsamen Termins schnell gemacht, sofern die Teilnehmer ebenfalls auf dem Zimbra-Server ihren Account haben.

Frühere Versionen hatten ebenfalls eine WebOffice Paket, das ist nun nur noch für Text vorhanden. Tabellenkalkulation ist verschwunden. Man kann eigene Dateien hinterlegen und diese beliebig freigeben und somit auch einen Fileserver betreiben. Speicherplatzbegrenzung hängt vom eigenen Server ab. Die Ansicht wird wie bei Email gehalten und man findet sich schnell zurecht. Schön ist auch die Vorschau. Wirklich top ist die Möglichkeit die Dateien in Emails als Anhang zu versenden. So lässt es sich arbeiten. Leider kann man nicht wirklich Dokumente bearbeiten. Dennoch ist der Texteditor gut und für viele Arbeiten ausreichend. Die Dateien können mit den Tags belegt werden, so auch die Termine, Kontakte und Todo-Einträge. Das ermöglicht ein Zusammenfassen der verschiedensten Elemente zu einem gesamtheitlichen Kontext. Wunderbar um schnell Daten zufinden. Einige Zimlets erlauben sogar SMS Versand, Einbindung von VOIP und andere oft genutzte Dienste. Allerdings sind einige nur für bestimmte Länder sinnvoll. Aber es ist ja eine offene Schnittstelle und man kann mit steigender Verbreitung von Zimbra auch auf weitere Zimlets hoffen.
VMware hat Zimbra erworben und bietet passende Versionen an. Es bietet sich auch wirklich ideal dafür an, da ein Zimbra Server, viele Dienste einsetzt. Wenn man die Möglichkeit hat, eine virtuelle Maschine einzusetzen, dann hat man es super leicht zu starten. Aber auch ein frisch aufgesetzter Server kann sehr leicht zum Zimbra Server gemacht werden.

Fazit
Wenn man sich ein Wunschprogramm aus den 3 bauen könnte,
würde ich die WebOffice App von hotmail mit den Google Umwandlungskünsten verbinden und die Verwaltung durch Zimbra machen lassen. Die Social Leistung von hotmail und die Einfachheit von Gmail im Einbinden von weiteren Accounts und Emailversender zusammen fehlen dem Zimbra. Neben dem Vorteil der Datensicherheit spricht vieles für Zimbra. Der Nachteil ist, dass man sich um den Mailserver kümmern muss. Auch wenn man das alles automatisiert, bleibt immer mal was an Arbeit hängen. Dennoch ist die Verknüpfung der Bereich in Zimbra vorbildlich gelöst und es macht richtig Spass mit dem Programm zu arbeiten. Die Erweiterbarkeit spricht für Zimbra, wenn man eine grössere Firma mit spezial Wünschen ist.