Optimale Aufgabenplanung mit Outlook

Outlook bietet eine sehr gute und einfach zu bedienende Aufgabenplanung. Ich möchte hier einen Ansatz vorstellen, womit man einfach und schnell seine Aufgaben plant und koordiniert abarbeiten kann.

Kalender - Arbeistwochenansicht

Diese Ansicht kann bei entsprechenden Platz auch die laufenden Aufgaben unten einblenden.

Outlook Kalender Ansicht Arbeitswoche mit Aufgaben

Der obere Bereich zeigt die Arbeitswoche an. Der untere Bereich zeigt die Aufgaben an. Wenn Aufgaben bereits einen Termin haben, werden diese in die entsprechende Tagesspalte angezeigt.

Aufgaben die kein Enddatum haben oder erst später fertig sein sollen, werden immer auf dem letzten Tag angezeigt. Termine für diese Woche werden im aktuellen Tag angezeigt. Wenn Aufgaben nicht als erledigt werden, rutschen diese auf den nächsten Tag.

Arbeit erleichtern durch ToDos eintragen

Kommt nun eine neue Aufgabe kann man direkt im unteren Bereich klicken und die Aufgabe mit Titel erfassen. Wenn man die Aufgabe in abgelaufenen Tagen einträgt, setzt Outlook diese automatisch auf heute.

So kann man schnell reinklicken und los tippen. Die erfasste Aufgabe ist erstmal nur festgehalten und offen. 

Aufgaben planen durch Terminzuweisung

Oft kommt man nicht dazu die Aufgaben zu machen, da immer was dazwischen geschoben wird. Hier hilft, die Aufgabe als Termin einzutragen. Das geht sehr komfortable direkt aus dieser Maske. 

Man klickt auf die gewünschte Aufgabe und zieht diese mit gedrückter Maustaste direkt in den Tagesplaner. Loslassen, wenn die Maus über den gewünschten Termin und der Uhrzeit steht. Damit kann man die Aufgaben sehr leicht dem Tagesablauf entsprechend organisieren. Outlook erinnert an den Start der Aufgabe. Somit kann man diese abarbeiten und muss nicht immer auf die Uhr schauen und die verbleibende Zeit berechnen.

Sollte die Aufgabe mehrere Tage benötigen, kann man den Vorgang wieder holen. Die Termine sind von der Aufgabenerledigung unabhängig. Vorteil: Ihre Kollegen sehen in freigegeben Kalender gleich, dass Sie Termine (mit sich selbst) haben und planen Terminanfragen besser ein.

Ist die Aufgabe erledigt, klickt man mit der rechten Maustaste darauf und setzt diese als erledigt. Die Aufgabe wird durchgestrichen dargestellt und man hat noch einen Überblick, wann man diese gemacht hat.

Fazit

Diese Methode hilft vor allem wenn man mit Zeitmanagement-Methoden arbeitet. Sie ist schnell und intuitiv anwendbar. Man kann die vielen Aufgaben, welche auch während dem Tag eintreffen, erfassen und einer Abarbeitung zuführen. Nimmt man sich täglich eine Anzahl vor, wird der Aufgabenberg stetig abgetragen.